物件管理をExcelでやる方法｜無料テンプレートと管理項目一覧
物件管理、まだExcelで回せていますか？
管理戸数が10〜30戸くらいまでは、Excelでの物件管理は十分に機能します。物件台帳、入居者台帳、家賃管理表——必要なシートを作って、毎月更新する。シンプルで、導入コストもゼロです。
この記事では、Excelで物件管理を始めるためのテンプレートと管理項目を紹介します。あわせて「どこでExcelの限界が来るか」も整理します。
物件管理に必要な3つの台帳
1. 物件台帳（建物単位）
建物ごとの基本情報を管理するシートです。
| 列 | 項目 | 入力例 |
|---|---|---|
| A | 物件コード | P001 |
| B | 物件名 | ○○マンション |
| C | 所在地 | 東京都○○区○○1-2-3 |
| D | 構造 | RC造 |
| E | 築年月 | 1998-03 |
| F | 階数 | 地上5階 |
| G | 総戸数 | 20 |
| H | オーナー名 | ○○ ○○ |
| I | 管理費率 | 5% |
| J | 管理開始日 | 2024-04-01 |
| K | 備考 | エレベーターあり |
2. 部屋台帳（区画単位）
部屋ごとの詳細情報を管理するシートです。
| 列 | 項目 | 入力例 |
|---|---|---|
| A | 物件コード | P001 |
| B | 部屋番号 | 101 |
| C | 間取り | 1K |
| D | 面積（㎡） | 25.5 |
| E | 家賃 | 70,000 |
| F | 共益費 | 5,000 |
| G | 敷金 | 1ヶ月 |
| H | 礼金 | 1ヶ月 |
| I | 状態 | 入居中 / 空室 / 退去予定 |
| J | 入居者名 | ○○ ○○ |
| K | 契約開始日 | 2023-04-01 |
| L | 契約満了日 | 2025-03-31 |
| M | 更新回数 | 1 |
3. 入居者台帳
入居者の詳細情報を管理するシートです。
| 列 | 項目 | 入力例 |
|---|---|---|
| A | 入居者コード | T001 |
| B | 氏名 | ○○ ○○ |
| C | フリガナ | ○○ ○○ |
| D | 電話番号 | 090-○○○○-○○○○ |
| E | メールアドレス | ○○@○○.com |
| F | 勤務先 | 株式会社○○ |
| G | 緊急連絡先（名前） | ○○ ○○ |
| H | 緊急連絡先（電話） | 090-○○○○-○○○○ |
| I | 緊急連絡先（続柄） | 母 |
| J | 保証会社 | ○○保証 |
| K | 入居日 | 2023-04-01 |
| L | 物件コード | P001 |
| M | 部屋番号 | 101 |
Excel管理で使える関数・テクニック
空室数のカウント
部屋台帳のI列（状態）が「空室」の数をカウントします。
=COUNTIF(部屋台帳!I:I,"空室")
空室率の計算
=COUNTIF(部屋台帳!I:I,"空室")/COUNTA(部屋台帳!I:I)
契約満了が近い部屋の抽出
条件付き書式で、L列（契約満了日）が3ヶ月以内の行を黄色にハイライトします。
=AND(L2<>"", L2<=TODAY()+90)
VLOOKUPで入居者情報を引っ張る
家賃管理表から入居者名を参照する場合。
=VLOOKUP(A2, 入居者台帳!A:M, 2, FALSE)
Excelが限界を迎えるサイン
管理戸数が50戸を超えた
シートの行数が増えると、VLOOKUPの速度が落ち、フィルタ操作が煩雑になります。50戸を超えるあたりから「探す時間」が増え始めます。
複数人で同じファイルを使っている
共有フォルダ上のExcelファイルを複数人で同時に開くと、上書き保存のタイミングでデータが消えることがあります。「誰かが開いているので読み取り専用です」というメッセージに毎日遭遇するようなら、限界のサインです。
入居者から電話が来たときにすぐ答えられない
「○○さんの契約更新はいつだっけ」「この部屋の設備は何だっけ」——電話中にExcelを開いてフィルタをかけて探す、という動作にストレスを感じ始めたら、検索性の限界です。
月次報告書の作成に丸1日かかる
物件台帳・家賃管理表・修繕記録を突合して月次報告書を作る作業が丸1日かかるようなら、データが分散しすぎています。
Excelの次のステップ
Excelでの管理が限界に来たとき、選択肢は2つあります。
1. Excelをもっと作り込む（マクロ・VBA）
マクロで自動化すれば、もう少し耐えられます。ただし、マクロを作った担当者が退職するとメンテナンスできなくなるリスクがあります。
2. 賃貸管理システムに移行する
データの一元管理、複数人での同時アクセス、検索性の向上——Excelの限界を超えるには、専用システムへの移行が根本的な解決策です。システムの選び方については「賃貸管理システムの選び方」で解説しています。
移行を検討する際は、「今Excelで管理している項目がそのまま移せるか」「データのインポート機能があるか」を確認してください。Excelの台帳データをCSVで書き出して取り込めるシステムなら、移行の手間は最小限に抑えられます。
まとめ
物件管理のExcelテンプレートは、物件台帳・部屋台帳・入居者台帳の3つで構成します。管理戸数が30戸以下なら十分に機能しますが、50戸を超えるあたりから検索性・同時編集・データ連携の壁にぶつかります。
まずはこのテンプレートで管理を始めて、限界を感じたタイミングでシステム化を検討する——というのが最もコストパフォーマンスの良い進め方です。