賃貸管理ソフトへの乗り換えガイド — Excel・他システムからのデータ移行を徹底解説

移行は「一括」だけじゃない

「CSVインポートで一括移行」が定番だが、正直なところCSVの整形作業——カラム名を合わせて、日付フォーマットを統一して、全角半角を揃えて——がいちばん面倒だったりする。

もうひとつの選択肢は、画面から直接入力していく方法。

区画数が少なければ、CSVを整形する手間より画面から入力した方が速いことも多い。そもそもExcelでの物件管理に限界を感じているなら、CSV整形にこだわる必要はありません。物件情報・入居者情報・契約情報をひとつずつ登録していくだけ。Excelの整形スキルは不要。

どちらか片方ではなく、まず数物件を手入力で試して、本格導入を決めたらCSVで残りを一括移行という組み合わせもあり。

移行の進め方

1. まず1物件だけ登録して使ってみる

いきなり全データを移行しない。1物件・数部屋だけ登録してみて、日常業務の流れ（入金確認、修繕依頼の受付など）が回るか確かめる。ここで「やっぱり合わない」となっても痛手ゼロ。実際に小規模な管理会社がソフトを導入してどう変わったかは「小規模管理会社の業務効率化事例」で紹介しています。

手入力なら1〜2時間で試せる。

2. 使えると判断したら、現入居者と契約を登録する

過去の退去者や古い修繕履歴は後回しでいい。今まさに住んでいる人の情報と、動いている契約だけ入れれば実務は回り始める。

CSVで一気にやるなら半日〜1日、手入力で少しずつなら1〜2週間が目安。

3. 旧システムとしばらく並行運用する

移行したらすぐ旧システムを捨てる必要はない。1ヶ月ほど新旧両方で同じ作業をやってみて、結果が一致するか確認してから切り替える。元のExcelや旧システムのデータは移行作業で消えないので、いつでも戻れる。

4. 過去データは必要になったら追加する

移行作業がゴールになってしまい、何週間もかけてデータを整備した結果、疲れて導入自体をやめてしまう——というのはよくある話。過去データの移行に何日もかけるより、新しいシステムで実務を回し始める方がずっと価値がある。

他ソフトからの移行で引っかかりやすいポイント

旧ソフトからCSV/Excelでエクスポートしたデータは、そのまま使えないことが多い。よくあるのは：

列名が違う（「号室」vs「部屋番号」、「月額」vs「賃料」など）

1つのセルに複数情報が入っている（「渋谷区 ○○マンション 301号」のように住所と物件名と部屋番号がまとまっている）

旧ソフト固有のコード値（ステータスが「1」「2」など数字で入っている）

完璧に変換しようとすると大変なので、物件名・住所・賃料など最低限のデータだけ移行して、残りは新ソフト上で入力する割り切りがおすすめ。

CSVを使う場合は、セル結合の解除・日付の統一（YYYY-MM-DD）・全角数字の半角化だけやっておけば大体通る。

Roomlyなら少しずつ始められる

Roomlyは区画数ベースの料金体系（10区画まで無料）。まず管理物件のうち1〜2棟だけ登録して操作感を確認し、問題なければ残りの物件を追加していく——という進め方ができる。

無料の範囲内で十分に試してから本格導入を判断できる。CSVインポートにも対応しているので、本格導入時にはまとめて登録も可能。移行で困ったときは無料でサポート相談もできる。移行費用は0円。