小規模管理会社の業務効率化事例 — 賃貸管理ソフトで何が変わるのか

「賃貸管理ソフトを入れたら本当に楽になるの？」

Excel管理や紙の台帳でなんとか業務を回している小規模管理会社にとって、これは切実な疑問です。この記事では、管理ソフト導入でどのような業務改善が見込めるのかを、具体的なシナリオをもとに解説します。

※本記事では物件の所有者を「オーナー」と表記しています（大家さんと同義です）。

※本記事のシナリオは、賃貸管理業務の一般的な課題をもとに作成した想定事例です。

小規模管理会社が抱える「あるある」の課題

Excel管理の限界

管理区画数が少ないうちはExcelで回せますが、情報が増えると課題が出てきます。（Excel管理の具体的な限界については「Excelでの物件管理に限界を感じたら」で詳しく解説しています。）

ファイルが増えすぎて管理しきれない

物件ごと・年度ごとにファイルが増え、最新データの所在がわからなくなります。

複数人で同時編集できない

作業の順番待ちが発生し、業務のボトルネックになります。

データの整合性が取れない

入居者情報を更新したのに家賃台帳が古いまま、というズレが生じます。

バックアップの不安

PC故障やファイル誤削除でデータが失われるリスクがあります。

月末の入金確認が大変

銀行の入金明細をダウンロードし、Excelの家賃台帳と照合し、未入金をリストアップする——管理区画数が50を超えると、この毎月の手作業は相当な負担です。

しかも法人間取引と違い、家賃は期日通りに振り込まれないことも珍しくありません。数日遅れは日常茶飯事、中には数ヶ月滞納するケースも。「誰がいつ払ったか」「誰がまだか」を正確に把握し続けるだけでも神経を使いますし、滞納者への督促タイミングも手作業では見落としが起きがちです。

オーナー報告に時間がかかる

家賃の入金状況、経費明細、修繕記録、空室状況——これらを各シートから集めて報告書にまとめる作業に、毎月数時間を費やしている管理会社も少なくありません。

さらに、オーナーには高齢の方も多く、メールやチャットではなく電話での報告を希望されるケースもよくあります。電話だと記録が残りにくく、「先月の報告で何を伝えたか」「修繕の承認はもらったか」が曖昧になりがちです。

一方で、若い世代や外国籍、ITリテラシーの高いオーナーからすると、電話だけの報告や紙ベースのやり取りは不透明に映ります。「データで見せてほしい」「自分のタイミングで確認したい」という期待に応えられなければ、管理会社の乗り換えにつながりかねません。

そもそも、オーナーが自分で収支や物件状況を確認できる画面があれば、「報告」という作業自体がほとんど不要になります。管理会社は報告書作成に時間を取られず、オーナーはいつでもデータを見られる——双方にとって理想的な形です。

修繕対応の記録が残らない

修繕依頼を電話やメモで受けて業者に連絡し、完了を報告する——この流れを記録に残していないと、「いつ対応したか」「費用はいくらか」が後からわからなくなります。

極端な例では、退去後の原状回復がとっくに終わっているのに、担当者間で共有されず募集をかけていなかった——なんてことも。修繕と空室募集がつながっていないと、空室期間が無駄に長引き、オーナーの収益機会を逃してしまいます。

こうした課題の先にあるもの

ここまで挙げた業務のもたつきは、単に「手間がかかる」だけの問題ではありません。空室期間が長引けば売上に直結しますし、入金確認や督促の遅れは滞納の長期化を招きます。

オーナー側から見ても、「自分の物件がどうなっているか」がすぐにわからない管理会社は不安です。収支データをいつでも確認できる透明性は、管理会社を選ぶ・続けるうえで大きな判断材料になっています。

管理会社としての売上を守るためにも、オーナーからの信頼を維持するためにも、業務データを一元管理し、必要な情報にすぐアクセスできる仕組みが必要です。

ここからは、賃貸管理ソフトの導入でこれらの課題がどう改善されるのかを、具体的なシナリオで見ていきます。

シナリオ1：個人事業主（5物件・18区画）

導入前の状況

個人で5物件・18区画を管理しているケースです。管理ツールはExcelと紙の台帳、スタッフは本人1名。月末の入金確認に約3時間、オーナー報告に約4時間かかっており、修繕対応は電話メモで管理しているため記録が残りません。

導入後に見込める改善

入金確認の効率化：CSVインポートで銀行明細を取り込み自動照合すれば、毎月3時間が30分程度に短縮される見込みです。

オーナー報告がほぼ不要に：前述のオーナー専用画面＋報告書ワンクリック生成で、毎月4時間の作業がほぼゼロに。

修繕記録のデジタル化：対応日時・費用・業者名がすべて記録に残り、確定申告時の経費集計も容易になります。

想定される効果

入金確認は約3時間/月から約30分/月に。オーナー報告は約4時間/月からほぼ不要（オーナー自身が確認）に。修繕記録は紙メモからデジタル管理（履歴完全保存）に。データバックアップは手動から自動（クラウド）に。月間で約6時間の削減が見込めます。こうした数字を常に把握できる仕組みについては「稼働率・入金率をリアルタイムに把握するダッシュボード活用法」も参考にしてください。

18区画の規模であれば、フリーミアムの無料プラン（10区画まで）の範囲を少し超える程度なので、低コストでこれらの改善が実現できます。

シナリオ2：法人（2拠点・80区画）

導入前の状況

従業員4名で2拠点・80区画を管理する法人のケースです。管理ツールはExcelと共有フォルダ、拠点間の情報共有はメールとExcelファイル添付。月末の入金確認に経理担当が約8時間、オーナー報告は物件担当が各自作成で合計約10時間かかっています。

導入後に見込める改善

リアルタイムの情報共有：クラウド型なら2拠点のスタッフが同じデータにリアルタイムでアクセスでき、「最新のExcelファイルはどっち？」という混乱がなくなります。

入金確認の大幅な効率化：80区画の手作業照合は丸1日かかりますが、自動消込で2時間程度に短縮される見込みです。

会計ソフトとの連携：API連携やCSVエクスポートで取引データを会計ソフトに流し込め、手入力の仕訳作業が不要に。

オーナー報告がほぼ不要に：オーナー専用画面＋報告書ワンクリック生成で、担当者ごとにバラバラだった報告品質も統一されます。

想定される効果

入金確認は約8時間/月から約2時間/月に。オーナー報告は約10時間/月（全員合計）からほぼ不要に。会計処理は3日/月から数時間/月に。情報共有はメール添付からリアルタイム共有に。月間で約30時間以上の削減が見込めます。

シナリオ3：成長中の管理会社（50区画→120区画）

導入前の状況

現在50区画を管理しており、1年以内に120区画に成長する見込みの管理会社です。スタッフ3名、増員予定1〜2名。管理区画が倍以上に増えても今の業務フローで回せるかが不安です。

導入のタイミング

管理区画が急増する前に管理ソフトを導入しておくのがベストです。

既存の50区画のデータを落ち着いて登録できる——繁忙期にデータ移行するとミスが増えやすいため、余裕のあるうちに移行しておくのが安全です。

新規物件は最初からソフトで管理できる——後からデータ移行するより効率的です。

10区画までは無料プランで使い始められるので、まずは一部の物件で操作に慣れておくのがおすすめです。管理区画が11区画を超えた時点で有料プランに移行すれば、スタッフも操作に慣れた状態で本格運用に入れます。

料金体系も選定ポイント

管理区画が50から120に増える場合、管理ソフトの料金体系も重要な選定ポイントです。区画数に応じて段階的に料金が上がるサービスなら、「来月から急に高くなる」ということがなく、成長に合わせてコストを予測しやすくなります。

管理ソフト導入のよくある失敗パターン

失敗1：全データを一気に移行しようとする

まずは1〜2物件のデータだけを登録して操作感を確認し、問題なければ残りを段階的に移行するのが現実的です。具体的な移行手順は「賃貸管理ソフトへの乗り換えガイド」にまとめています。

失敗2：スタッフへの説明なしに導入する

導入前にスタッフと一緒にサービスを試してもらい、「便利だ」と実感してもらうことが定着への近道です。

失敗3：高機能すぎるサービスを選ぶ

大規模向けの高機能サービスは操作が複雑になりがちです。自社の管理規模に合ったサービスを選びましょう。

失敗4：コスト面だけで判断する

月額の安さだけで選ぶと、必要な機能がオプション扱いで結局高くついたり、サポートが不十分だったりすることがあります。トータルコストと使いやすさのバランスで判断しましょう。

導入効果を最大化するためのコツ

1. 小さく始める

最初から完璧を目指さず、まずは1つの業務（例：入金管理だけ）から移行しましょう。成功体験を積み重ねることで、他の業務への展開もスムーズになります。Roomlyなら10区画まで無料なので、コストゼロで始められます。

2. 月次サイクルを1回通す

最低1ヶ月間、入金確認からオーナー報告までの一連の流れをソフト上で実行してみてください。1サイクル回すことで使い勝手や改善点が見えてきます。区画数で制限をかけるタイプの無料プランなら、期間を気にせず納得いくまで何ヶ月でも試せます。

3. 既存のExcel管理と並行運用する

最初の1〜2ヶ月はソフトとExcelを並行で運用し、データの整合性を確認しながら安心して移行しましょう。

4. フィードバックを活用する

使いにくい点や改善してほしい点があれば、サービスにフィードバックしましょう。成長初期のサービスでは、ユーザーの声が機能改善に直結することが多いです。

まとめ

小規模な管理会社こそ、賃貸管理ソフトの導入効果を実感しやすいポジションにあります。

Excel管理の限界は、管理区画が増えるほど顕在化します。入金確認・オーナー報告・修繕管理が、最も改善効果の大きい業務です。無料プランから始めれば、コストリスクなしで導入できます。小さく始めて、月次サイクルを1回通してから判断する。管理区画の増加が見込まれるなら、成長「前」に導入がベストです。

まずは無料で試せるサービスで、1つの業務から始めてみてください。

Roomlyは10区画まで無料の賃貸管理ソフトです。物件・入居者・契約・家賃・修繕をひとつの画面で管理できます。機能一覧はこちら。