家賃滞納の初動対応マニュアル｜発生から1ヶ月の対応フロー
家賃滞納、最初の1ヶ月でやるべきことを整理する
家賃の支払期日を過ぎても入金がない。管理会社にとって頻繁に発生する業務ですが、対応の仕方は担当者の経験に依存しがちです。
「いつ電話するか」「何日待ってから書面を送るか」「保証会社にはいつ連絡するか」——基準が曖昧だと、対応が遅れたり、逆に過剰に早い段階で強い対応をしてしまったりします。
この記事では、家賃滞納が発生してから1ヶ月間の対応フローを時系列で整理します。
対応フロー（時系列）
支払期日当日：入金確認
まず、支払期日当日（または翌営業日）に入金データを確認します。
確認のポイント：
- 口座振替の場合：引落し結果データの確認
- 振込の場合：入出金明細での入金確認
- 名義違い・金額違いの有無
- 前月の未入金が繰り越されていないか
この時点では「滞納」とは判断せず、「未確認」の状態です。振込の場合、支払期日が金融機関の休業日にあたると、翌営業日にずれることがあります。
支払期日+1〜3日：電話連絡
支払期日から2〜3営業日経っても入金が確認できない場合、電話で連絡します。
電話のポイント：
- 「入金の確認が取れていない」という事実だけを伝える
- 「滞納」「未払い」という言葉は使わない
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」と丁寧に
- 行き違いの可能性に言及する（「すでにお振込みいただいている場合は申し訳ございません」）
- 振込先と金額を改めて案内する
- いつ頃振り込めるか確認する
電話に出ない場合は、時間帯を変えて2〜3回かける。それでも出ない場合は、SMSまたはメールで連絡します。
支払期日+3〜7日：SMS・メール
電話に出ない場合、SMSまたはメールで連絡します。
○○様
○○（管理会社名）の○○です。
○月分の家賃について、○月○日時点で入金の確認が
取れておりません。
お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
ご不明な点はお電話ください。
TEL：○○-○○○○-○○○○
SMSは開封率が高く、電話に出ない入居者にも届きやすい連絡手段です。
支払期日+7〜14日：書面（入金確認のお願い）
電話・SMSで連絡が取れない、または「振り込みます」と言ったまま入金がない場合、書面で通知します。
この段階の書面は「督促」ではなく「入金確認のお願い」というトーンにします。具体的な文例は「家賃督促状の書き方と無料テンプレート」の第1段階を参照してください。
支払期日+14〜21日：保証会社への代位弁済請求
保証会社が付いている場合、このタイミングで代位弁済を請求します。
保証会社への請求時に必要な情報：
- 入居者名・物件名・部屋番号
- 滞納月・滞納額
- これまでの督促経緯（いつ・どの方法で連絡したか）
- 入居者の反応（連絡が取れたか、支払い意思はあるか）
保証会社によって請求期限が異なります。「滞納発生から○日以内に報告」という条件がある場合は、それを過ぎると代位弁済が受けられないことがあります。保証契約の内容を確認してください。
支払期日+21〜30日：書面（再督促通知）
1ヶ月近く経っても入金がない場合、トーンを上げた書面を送ります。
この段階では：
- 遅延損害金の発生を通知する
- 支払期限を明確に区切る
- 分割払いの相談に応じる旨を添える
配達記録付き郵便で送ることで、「届いていない」という言い訳を防ぎます。
支払期日+30日〜：次のステップの判断
1ヶ月経過しても解決しない場合、以下の判断が必要です。
- 連絡が取れていて、分割払いの合意が得られた場合 → 分割払いの誓約書を取り交わし、支払い状況を管理する
- 連絡が取れていて、支払い意思がない場合 → 内容証明郵便の送付を検討
- 連絡が全く取れない場合 → 緊急連絡先・連帯保証人への連絡。夜逃げの可能性も視野に入れる
対応記録の残し方
滞納対応は、後々法的手続きに進む場合の証拠になります。以下を記録として残してください。
| 記録項目 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 連絡日時 | ○月○日 10:30 |
| 連絡方法 | 電話 / SMS / メール / 書面 |
| 対応者 | 管理会社 担当者名 |
| 入居者の反応 | 「来週払います」/ 不在 / 着信拒否 |
| 書面の送付記録 | 配達記録の追跡番号 |
| 保証会社への連絡 | 代位弁済請求日・請求額 |
Excelの台帳に記録する場合、入居者ごとのシートを作って時系列で記載するのが一般的ですが、管理戸数が増えると「誰が今どの段階にいるのか」の全体像が見えにくくなります。入金消込の効率化については「入金消込を効率化する方法」も参考にしてください。
やってはいけないこと
督促の手段として
- 深夜・早朝の電話や訪問（21時〜8時は避ける）
- 玄関ドアへの張り紙（名誉毀損・プライバシー侵害のリスク）
- 鍵の交換（自力救済の禁止）
- 電気・ガス・水道の停止（ライフラインの遮断は違法）
- 室内への無断立入り（住居侵入罪）
これらの行為は、たとえ滞納があっても違法となる可能性が高く、管理会社やオーナーが訴えられるリスクがあります。
対応の姿勢として
- 感情的に怒る（入居者との関係が修復不可能になる）
- 「出ていけ」と言う（口頭での解除通告に法的効力はない）
- 他の入居者に滞納の事実を話す（プライバシー侵害）
まとめ
家賃滞納の初動対応は、「電話 → SMS/メール → 書面 → 保証会社請求 → 再督促」の流れで段階的に進めます。
最も重要なのは、対応の記録を残すことと、保証会社への請求期限を守ることです。この2つを怠ると、後から取り返しがつかなくなります。
対応フローを標準化し、担当者の経験に依存しない仕組みを作ることで、滞納対応の質と速度が安定します。