賃貸契約の更新手続きの流れ｜更新通知から更新料徴収までの実務
契約更新の管理、抜け漏れなくできていますか？
管理戸数が増えると、毎月のように契約更新の手続きが発生します。更新通知の送付、更新料の徴収、新しい契約書の作成——一件ごとの作業は簡単でも、管理する件数が増えると「更新時期を見落とす」「通知が遅れる」というリスクが出てきます。
更新通知が遅れると法定更新になり、更新料の徴収ができなくなることがあります。この記事では、賃貸契約の更新手続きの流れを時系列で整理します。
合意更新と法定更新の違い
まず前提として、賃貸借契約の更新には「合意更新」と「法定更新」の2種類があります。
| 合意更新 | 法定更新 | |
|---|---|---|
| 手続き | 貸主・借主双方の合意で更新 | 合意がなくても自動で更新 |
| 更新料 | 契約書に定めがあれば徴収できる | 徴収できない（裁判例あり） |
| 契約条件 | 新たな条件で契約可能 | 従前と同一条件（期間は定めなし） |
| 契約期間 | 新たに2年など設定 | 期間の定めなし |
法定更新になると、契約期間の定めがなくなり、次回以降の更新手続きのタイミングが失われます。管理会社としては、合意更新を確実に行うことが重要です。
更新手続きの流れ（時系列）
6ヶ月前：更新対象の確認
契約満了日の6ヶ月前に、更新対象となる契約をリストアップします。
確認事項：
- 契約満了日
- 入居者の連絡先（変更がないか）
- 更新料の金額（契約書の記載を確認）
- オーナーの意向（更新条件の変更があるか）
- 家賃改定の必要性
3ヶ月前：オーナーへの確認
オーナーに対して、更新条件の確認を行います。
- 家賃の据え置きまたは改定
- 更新料の金額
- その他の条件変更（ペット可に変更、保証会社の変更など）
- 更新拒否の意向（正当事由が必要）
1〜3ヶ月前：入居者への更新通知
入居者に更新通知を送付します。借地借家法では「期間満了の1年前から6ヶ月前までに通知」が正当事由のある更新拒否の要件ですが、通常の合意更新であれば1〜3ヶ月前の通知が一般的です。
通知に記載すべき項目：
- 契約満了日
- 更新後の契約期間
- 更新料の金額と支払期限
- 家賃の変更がある場合はその金額
- 更新に必要な書類（火災保険の更新証書など）
- 返信期限
更新通知の文例
○○ ○○ 様
平素よりお世話になっております。
○○（管理会社名）の○○でございます。
現在ご入居中の下記物件について、賃貸借契約の更新時期が
近づいておりますので、ご案内いたします。
■ 物件名：○○マンション ○○○号室
■ 現契約期間：○○○○年○月○日〜○○○○年○月○日
■ 更新後の契約期間：○○○○年○月○日〜○○○○年○月○日（2年間）
■ 更新料：¥○○,○○○（税込）
■ 更新後の家賃：¥○○,○○○（変更なし）
■ 更新料のお支払期限：○○○○年○月○日
更新を希望される場合は、同封の更新合意書にご署名の上、
○月○日までにご返送ください。
更新に際してご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
○○（管理会社名）
担当：○○
TEL：○○-○○○○-○○○○
〜契約満了日：更新手続きの完了
- 入居者から更新合意書の返送を確認
- 更新料の入金を確認
- 新しい賃貸借契約書を作成・締結
- 火災保険の更新を確認
- 保証会社の保証契約の更新を確認
- オーナーへ更新完了の報告
よくあるトラブルと対処法
入居者から返答がない
更新通知を送っても返答がない場合、電話やメールでフォローします。それでも返答がなく、契約満了日を過ぎると法定更新になります。
対策として、通知は書面（配達記録付き）＋電話の二段構えにするのが確実です。
入居者が更新料の支払いを拒否する
更新料は契約書に明記されていれば法的に有効です（最高裁平成23年7月15日判決）。ただし、金額が家賃の2ヶ月分を超えると「高額すぎる」として争われるリスクがあります。
入居者が拒否する場合は、まず契約書の条項を示し、それでも応じない場合はオーナーと相談の上、対応を決めてください。
家賃の値上げを提示したら退去すると言われた
家賃の値上げは入居者にとって大きなインパクトがあります。値上げの根拠（近隣相場の変動、固定資産税の上昇など）を客観的なデータとともに説明すると、納得を得やすくなります。
更新のタイミングで保証会社の変更を求められた
保証会社の変更は、既存の保証契約の解約と新規加入が必要です。切れ目なく保証が続くよう、スケジュールを調整してください。
更新管理を効率化するために
更新時期の一覧管理
最低限、「物件名・部屋番号・契約満了日」の一覧を作り、3ヶ月前・1ヶ月前のタイミングでフィルタをかけて確認するフローを作ります。
Excelで管理する場合は、条件付き書式で「満了日まで3ヶ月以内」の行を自動でハイライトする設定が有効です。Excel管理の具体的な方法は「物件管理をExcelでやる方法」で紹介しています。
チェックリスト化
更新手続きの工程が多いため、「オーナー確認 → 通知送付 → 合意書返送確認 → 更新料入金確認 → 契約書作成 → 保険確認 → 完了報告」のチェックリストを作り、案件ごとに進捗を管理します。
システムでの自動通知
管理戸数が100を超えると、手動での更新時期管理は限界が来ます。契約満了日の○ヶ月前にアラートが出る仕組みがあると、通知漏れを防げます。システムの選び方については「賃貸管理システムの選び方」で解説しています。
まとめ
賃貸契約の更新手続きは、「6ヶ月前のリストアップ → 3ヶ月前のオーナー確認 → 1〜3ヶ月前の入居者通知 → 満了日までに手続き完了」の流れで進めます。
更新通知が遅れると法定更新になり、更新料が徴収できなくなるリスクがあります。更新時期の管理を仕組み化し、漏れなく対応できる体制を作ってください。