修繕管理
修繕依頼の受付から業者手配・完了報告・経費計上まで、ひとつの導線でつなぐ機能です。電話・LINE・メールでバラバラに入る依頼を一箇所に集約し、対応中の案件と完了した案件を物件単位で振り返れる状態を作ります。退去時の原状回復精算や、将来の売却査定でも資産価値の根拠として使えます。
こんなお悩みありませんか
金曜の夜、入居者からの「お湯が出ない」というLINE。業者に電話するが繋がらない。週明けの朝、別の入居者から「2週間前のエアコンの件、どうなりました？」。
- 依頼の窓口が電話・LINE・メールに分かれ、誰がどの案件を持っているか分からなくなる
- 業者に手配したつもりが、向こうの確認待ちのまま2週間放置されていた
- 完了報告書や写真が担当者のスマホに残ったまま、共有されない
- 退去時に「過去の修繕履歴」を遡るのにExcelとメールフォルダを何往復もする
Roomlyの修繕管理機能でできること
依頼の受付・業者割り当て・対応ログ・完了報告・経費連携までを1案件として持ちます。途中で担当者が変わっても、案件カードを開けば経緯が時系列で読めます。
- 修繕依頼の登録（カテゴリ・優先度・写真添付）。入居者と部屋に自動で紐づく
- 業者の連絡先と過去の依頼履歴を保持。同じ業者への再依頼が1クリック
- 対応ログをタイムライン形式で記録（電話・訪問・見積・着工・完了）
- 完了時に金額を入力すると、経費テーブルとオーナー送金明細に自動連携
- 未対応・対応中の案件にアラート。3日以上動いていない案件を画面に出す
使い方の流れ
依頼を1件登録すれば、あとは案件カード上のステータスを進めていくだけです。
- 1. 入居者から連絡が入ったら、部屋を選んで修繕依頼を登録（写真もその場で添付）
- 2. 優先度（緊急/通常/様子見）を設定。緊急はダッシュボードに即時表示
- 3. 業者を選んで割り当て。連絡日・約束日もタイムラインに記録
- 4. 完了報告（金額・写真・領収書）を入力すると、経費が自動計上
- 5. オーナー送金の月次明細に「修繕費」として自動反映
Excel・他ツールで管理するときの限界
修繕は「完了したら忘れていい」ものではありません。同じ蛇口が2年以内に再修理になれば、業者の品質か部材の選定が疑われます。Excelで完了案件をシートの下に追いやると、この再発パターンが見えなくなります。 退去時の原状回復精算では、過去の修繕履歴が負担割合の判断材料になります。記録が残っていない物件は、入居者との交渉で根拠を示せず、トラブルが長引きやすくなります。
- Excel: 完了案件が増えるほど現在進行中の案件が埋もれる
- LINE・メール: 写真は残るが、部屋単位での履歴として遡れない
- 紙の修繕依頼書: 入居者から「いつ言ったのに」と言われた時の反証が出てこない
導入後に変わること
Roomlyに修繕履歴が残ると、退去精算の場面で会話が変わります。「このクロスは3年前に貼り替えた記録があります」と提示できれば、入居者の納得感が変わります。 物件単位で年間の修繕費が見えるようになるため、オーナーへの月次報告でも「今年は給湯器の交換時期です」といった先回りの提案ができるようになります。修繕依頼を「処理するもの」から「物件のカルテ」に変えるイメージです。
よくある質問
Q. 入居者から修繕依頼を受けるフォームはありますか？
管理会社のスタッフが受付する画面を備えています。入居者から直接フォーム送信を受ける機能は、将来のロードマップに含まれています。現状は電話・LINEで受けた内容を、スタッフが案件として登録する運用です。
Q. 業者への発注メールは自動で送れますか？
案件カードから業者の連絡先を呼び出し、定型文を差し込んでメール送信できます。やり取りの履歴は案件カードのタイムラインに残ります。
Q. 修繕費はオーナー送金にどう反映されますか？
完了時に金額を入力すると、対象物件の経費として自動計上され、その月のオーナー送金明細から自動で差し引かれます。立替分・オーナー直接支払い分の区分も設定できます。
Q. 過去の修繕履歴を物件ごとに見られますか？
物件詳細画面に「修繕履歴」タブがあり、完了案件を時系列で確認できます。部材・業者・金額で絞り込めるので、同じ部位の再発回数も追えます。
Q. 緊急対応（夜間の水漏れ等）でも使えますか？
緊急フラグを立てるとダッシュボードの最上段に表示され、メール通知が飛びます。ただし夜間対応そのものは管理会社の運用次第のため、Roomlyは「記録と引き継ぎを切らさない」ための土台として動きます。