年末年始は、連絡が取れない日が重なる

12月29日から1月3日あたりまで、賃貸管理に関わる先の多くが止まります。

修繕業者、保証会社、金融機関、役所。普段なら電話一本で動く相手が、全部つながらない。

そして入居者の生活は止まりません。この期間に設備が壊れれば、誰かが判断して動く必要があります。

止まる先を、具体的に把握する

「年末年始は休み」と一括りにすると、対応の設計ができません。実際には、先ごとに止まる期間も、緊急時の扱いも違います。

設備業者は、完全に止まるところと、緊急のみ受けるところがあります。受ける場合でも、割増料金と、対応できる範囲の制限が付くのが普通です。

保証会社は、滞納の連絡や代位弁済の手続きが止まります。12月分の入金確認が年明けになるので、滞納の初動が1週間以上遅れることがある。

水道局の緊急窓口や、ガス会社の緊急連絡先は、多くの場合24時間動いています。ここは止まらない。

つまり、全部が止まるわけではなく、止まるものと動くものがある。その区別を先に整理しておくと、当日の判断が速くなります。

判断できる人がいない時間帯が生まれる

技術的な対応以上に問題になるのが、判断です。

たとえば水漏れが起きて、応急処置に数万円かかるとします。誰が「やっていい」と決めるのか。担当者が休みで、オーナーも旅行中で連絡が付かない。この状態で現場が止まります。

金額の上限を先に決めておけば、この待ち時間がなくなります。「一定額までは確認なしで手配してよい」という合意をオーナーと取っておく。年末前に一度確認しておけば済む話です。

決めていないと、数万円の判断のために半日が消えます。その間、水は漏れ続けます。

入居者側にも、事前に伝わっている必要がある

管理側の体制が整っていても、入居者がどこに連絡すればいいかを知らなければ意味がありません。

普段の連絡先が留守番電話になっていて、そこで詰まる。この形がいちばん悪い。入居者からすれば「誰も対応してくれない」という体験になります。

年末前に、緊急時の連絡先と、対応できる範囲を案内しておく。マグネットや掲示でもいいし、メールでもいい。重要なのは、困ったときに手元にあることです。

以前折り返しが来ない2時間は、修理の3日より長いで書いたとおり、待たされること自体より、状況がわからないことのほうが不満を生みます。年末年始は、この「わからない時間」が構造的に長くなる期間です。

事前にできる工事を、先に済ませる

対応体制を整えるのと別に、発生確率を下げる方法もあります。

12月に入る前に、懸案になっている修繕を片付けておく。不調の報告が出ている設備、点検で指摘が出ている箇所、前の冬にトラブルがあった部屋。

年末年始に壊れると、費用も手間も跳ね上がります。同じ工事でも、11月にやるのと1月2日にやるのでは、かかるものがまったく違う。

「まだ使えるから春でいいか」と判断していたものを、冬の前に片付けるかどうか。ここは年間のコストに効いてきます。

明けた直後に、まとめて来る

もうひとつ見落とされるのが、1月4日以降です。

休みの間に起きた問題が、まとめて連絡されます。「年末から調子が悪かった」「31日から使えていない」。この滞留分が、営業再開の初日に集中する。

業者側も同じ状態なので、手配がすぐには通りません。年明けの1週間は、通常より処理が詰まる前提で動いたほうがいい。

年末年始の対応体制を考えるとき、休み中だけでなく、明けた週まで含めて見ておく必要があります。

10月に決めておけること

11月末や12月に入ってからだと、業者との調整が間に合わないことがあります。

いま決められるのは、緊急時に連絡する業者と、その対応範囲。オーナーから取っておく判断の権限と金額の上限。入居者への案内の内容と、出す時期。冬の前に済ませておく修繕の洗い出し。

どれも大きな作業ではありませんが、年末に入ってからでは着手できません。