契約管理

こんなお悩みありませんか

契約管理は、Excelの満了日一覧と契約書PDFの組み合わせで回している現場が多いと思います。ただ、その運用は3年目あたりからきしみ始めます。

• 更新通知を出し忘れたまま満了日を過ぎ、法定更新になって家賃改定の機会を逃した
• 契約書PDFがメール添付で散らばっていて、特約条項を確認するのに毎回PDFを探す
• 解約予告が口頭で入ったのを忘れていて、退去日と次の入居者の入居日がぶつかる
• 敷金精算の根拠になる契約条件を、何度も契約書を開いて確認している

Roomlyの契約管理機能でできること

契約を「PDF1枚」ではなく「構造化されたデータ」として扱います。物件・部屋・入居者と紐付けた状態で契約条件を持つため、家賃管理・送金管理・退去精算まで自動で連動します。

• 物件→部屋→入居者→契約条件のステップ形式で契約を作成
• 契約期間・家賃・管理費・敷金礼金・更新料・特約を構造化して保存
• 契約満了30日前に自動ハイライト。一覧画面でひと目で更新対象が分かる
• 更新・解約処理はワンクリック。新契約期間と新家賃を入力すれば履歴として残る
• 敷金精算・原状回復費用の管理まで契約データと連携

使い方の流れ

契約作成はウィザード形式で、物件・部屋・入居者をすでに登録していれば3分ほどで完了します。

• 1. 「契約を作成」から物件→部屋を選択（空室の部屋のみ選択可能）
• 2. 入居者を選択（未登録ならその場で追加）
• 3. 契約期間・家賃・敷金礼金・更新料・特約条項を入力
• 4. 契約書PDFをアップロード（紙契約のスキャンでも可）
• 5. 確定すると、家賃請求が自動で月次生成される状態になる
• 6. 満了30日前になると、契約一覧画面で更新対象として自動表示

Excelの満了日リストで管理するときの限界

Excelで契約管理を続けていると、満了日リスト・契約書PDFフォルダ・更新案内のWord雛形、と最低3つのファイルを行き来することになります。さらに更新時には新しい契約書を発行するため、過去契約と新契約の対応関係もExcelに手作業で書き加えなければなりません。 クラウド型の契約管理に切り替えると、契約は「履歴を持つ生き物」として扱えるようになります。更新は1クリックで新しい契約期間に切り替わり、過去の条件は履歴として残る。満了日のアラートは自動で出るので、Excelを毎月眺める必要もなくなります。

導入後に変わること

更新漏れによる法定更新のリスクが構造的になくなります。家賃改定のタイミングを逃さず、解約予告の管理もシステム側で持てるため、退去日と新規入居日の調整がしやすくなる。 契約条件が構造化データになると、後の分析にも使えます。「平均契約期間」「更新率」「家賃改定実績」といった経営判断に必要な数字が、Excelからの手集計なしに出てくるようになります。