入居者管理
入居者の情報は、入居申込書のコピー・契約書PDF・連絡先メモ・督促履歴のメールと、形を変えてあちこちに散らばります。Roomlyの入居者管理は、ひとりの入居者に紐付くすべての情報——個人情報、緊急連絡先、保証人、保証会社、契約履歴、支払い履歴——をひとつのプロファイルにまとめます。退去後の履歴も保持されるため、後から発生する精算・トラブル対応にも対応できます。
こんなお悩みありませんか
入居者情報の管理は、平常時は問題なく回っているように見えても、トラブル発生時に粗が一気に出ます。
- 深夜に水漏れの一報。緊急連絡先がどこに記録されていたか思い出せない
- 保証会社に督促を依頼したいが、契約書のPDFを開いて保証会社名を毎回確認している
- 退去した入居者の連絡先を後から確認したいのに、Excelから削除済みで履歴が残っていない
- 同じ入居者が複数回更新しているのに、過去の契約条件が分からない
Roomlyの入居者管理機能でできること
入居者1人につき1つのプロファイルにすべての情報を集約します。契約・家賃・修繕・問い合わせなど他の画面からもワンクリックで入居者プロファイルに飛べる構造です。
- 個人情報（氏名・生年月日・連絡先・勤務先・年収）を1画面で管理
- 緊急連絡先・保証人・保証会社情報を入居者にひも付けて保存
- 契約履歴（更新含む）と支払い履歴をひとつのタイムラインで確認
- 滞納発生時のアラート表示と督促履歴のメモを入居者単位で蓄積
- 退去済み入居者の履歴も削除せず保持（敷金トラブル・税務対応にも備える）
使い方の流れ
入居審査が通った段階で入居者を登録し、契約作成時にその入居者を紐付ける流れです。入居後の更新・退去まで同じプロファイル上で完結します。
- 1. 「入居者を追加」から個人情報・連絡先・勤務先を入力
- 2. 緊急連絡先（続柄・電話番号）と保証人または保証会社の情報を登録
- 3. 契約画面でこの入居者を選択すると、契約と入居者が自動でひも付き
- 4. 家賃の入金履歴・滞納状況は入居者プロファイルから時系列で確認
- 5. 退去時は契約を解約処理するだけ。入居者プロファイルは履歴として残る
Excelや紙の申込書で管理するときの限界
入居者情報を申込書のコピーとExcel台帳で二重管理している現場は多いはずです。Excelには連絡先と契約条件、紙には保証人の押印と勤務先証明、そして緊急時の連絡先は別のメモ。情報が必要な瞬間に揃わないのは、置き場所が複数あることが原因です。 クラウドにまとめると、入居者の名前で検索した1画面に全部が出る。スマホからでもアクセスできるので、現場や夜間でも止まらない。さらに退去後も履歴が残るので、後から保証会社や税務対応で問い合わせがあっても遡れます。
導入後に変わること
入居者を「契約書のファイル」ではなく「ひとりの人」として管理できるようになります。問い合わせ対応が速くなり、督促のタイミングを逃さなくなり、退去精算で情報が見つからない事態がなくなる。 副次的な効果として、入居審査時の判断材料も蓄積されていきます。過去の滞納履歴・対応履歴がデータとして残るため、更新時の判断や次の入居審査のチェック項目作りにも活かせます。
よくある質問
Q. 入居者の個人情報を扱う上で、セキュリティは大丈夫ですか？
Roomlyは通信・保存ともに暗号化されており、ユーザーごとのロール（管理者・マネージャー・スタッフ・閲覧者）で参照範囲を制御できます。テナント（管理会社）ごとにデータが完全に分離されるマルチテナント設計で、他社のデータを参照することはできません。
Q. 退去した入居者の情報はどう扱われますか？
退去処理を行っても入居者プロファイルと履歴は削除されず、検索画面で「退去済み」フィルタから参照できます。敷金精算や後日のトラブル対応、税務対応のために必要なため、自動削除はしていません。完全に削除したい場合は手動で削除可能です。
Q. 保証会社との連携はありますか？
保証会社の連絡先・契約番号は入居者ごとに登録できます。API連携した自動審査機能は現在は搭載しておらず、将来的に検討中です。
Q. Excelで作った入居者リストから移行できますか？
CSVインポートで一括取り込みできます。氏名・連絡先・契約物件のひも付けまで含めて移行可能です。
Q. 入居者へのメール送信機能はありますか？
MVPとしては個別の連絡先確認まで対応しており、テンプレートからの一斉送信機能は順次開発中です。督促メール・更新案内などの定型文配信を予定しています。